AVISO DE PRIVACIDAD PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

 

FERNANDO DE NARVAEZ S.A.S. se permite informar que:

En cumplimiento a lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y a lo previsto en el numeral 3 y el parágrafo del artículo 10 del Decreto 1377 de 2013, con el objeto de informar a todas las personas cuyos datos personales se encuentran en nuestras bases de datos, FERNANDO DE NARVÁEZ S.A.S. informa que los datos personales incluidos en sus bases de datos se han recopilado para el desarrollo de diversos procedimientos relacionados directamente con su objeto social.

 

El uso y manejo de los mismos, se efectúa bajo estrictos estándares de responsabilidad, dentro de los cuales está el respeto al debido proceso y a la protección de la información.

 

Los datos registrados en nuestras bases de datos son, entre otros: reseñas públicas, tales como dirección, teléfonos, correos electrónicos y fecha de nacimiento. En todo caso en cualquier momento el titular de la información podrá revocar su consentimiento y ejercer su derecho a la supresión de datos personales consagrado en la Ley 1581 de 2012.

 

Si Usted desea consultar información o solicitar la supresión de sus datos personales de nuestras bases de datos, agradecemos se comunique a la dirección Carrera 17ª No. 127 – 14 de la Ciudad de Bogotá D.C., o al correo electrónico elshowdeloszumbis@gmail.com

 

De igual forma, le informamos que como titular de la información recopilada, en cualquier tiempo de consultar, conocer, actualizar sus datos personales, o solicitar su supresión o rectificación.

 

Para más información por favor consulte la Política de Tratamiento de Información en el escrito debajo:

 

MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE PROTECCIÓN DE DATOS

PERSONALES FERNANDO DE NARVÁEZ S.A.S. 2016 FERNANDO DE NARVÁEZ

 

INTRODUCCIÓN

 

Mediante la Ley Estatutaria 1581 de 2012 se dictaron disposiciones generales

para la protección de datos personales, su por objeto principal consiste en

desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer,

actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en

bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías

constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como

el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

La mencionada ley contiene una serie de principios y disposiciones, los cuales a

partir de éste momento serán aplicables a los datos personales registrados en

cualquier base de datos que los haga susceptibles de tratamiento por parte de

FERNANDO DE NARVÁEZ S.A.S., identificada con NIT 900.676.230-3 y domicilio

en la ciudad de Bogotá D.C., en la Carrera 17A No. 127 - 14, siendo éstos de

naturaleza pública o privada. El tratamiento de datos realizado por FERNANDO

DE NARVÁEZ S.A.S. (de ahora en adelante FERNANDO NE NARVÁEZ) se debe

regir por el régimen de protección de datos personales establecido por esta ley,

sus decretos reglamentarios y demás normatividad que la complemente, modifique

o derogue.

Para este fin y de acuerdo con lo establecido en el artículo 18 literal f de la referida

ley, FERNANDO DE NARVÁEZ S.A.S. adopta éste manual interno de políticas y

procedimientos para el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012.

 

CAPÍTULO I. GENERALIDADES

 

1.1. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos

personales realizado en forma presencial o no presencial.

FERNANDO DE NARVÁEZ se encargará directamente del tratamiento de los

datos personales registrados; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un

tercero tal tratamiento, exigiendo así mismo al encargado, la atención e

implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección

de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.

1.2. DEFINICIONES

Las definiciones que a continuación se establecen, permitirán la correcta y

apropiada interpretación de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable,

dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se

le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información

que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del

tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos

personales para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de

tratamiento.

Base de datos automatizada: Es el conjunto organizado de datos de carácter

personal que son creados, tratados y/o almacenados a través de programas de

ordenador o software.

Base de datos no automatizada: Es el conjunto organizado de datos de carácter

personal que son creados, tratados y/o almacenados de forma manual, con

ausencia de programas de ordenador o software.

Cesión de datos: Tratamiento de datos que supone su revelación a una persona

diferente al titular del dato o distinta de quien estaba habilitado como cesionario.

Custodio de la base de datos: es la persona natural que tiene bajo su custodia la

base de datos personales al interior de FERNANDO DE NARVÁEZ.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o

varias personas naturales determinadas o determinables. Debe entonces

entenderse el “dato personal” como una información relacionada con una persona

natural.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son

considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las

personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor

público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos en registros

públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias

judiciales debidamente ejecutoriadas.

Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre y

abierto para el público en general.

Dato personal privado: Toda información personal que tiene un conocimiento

restringido, y en principio privado para el público en general.

Dato semi-privado: Es semi-privado el dato que no tiene naturaleza íntima,

reservada ni pública, cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su

titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.

Dato sensible: Aquel dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido

puede generar discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o

étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la

pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que

promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y

garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la

salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen

fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz,

facial o de palma de mano, etc.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por

sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por

cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que

por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el

Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o

encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la

información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del

tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de

los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga

por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del

responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos

personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o

supresión.

Violación de datos personales: Es el delito creado por la ley 1273 de 2009,

contenido en el artículo 269 F del Código Penal Colombiano. La conducta

prohibida es la siguiente: “El que, sin estar facultado para ello, con provecho

propio o de un tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie,

envíe, compre, intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos

personales contenidos en base de datos, archivos o medio semejantes, incurrirá

en pena de prisión de cuarenta y ocho (48) a noventa y seis (96) meses y en multa

de 100 a 1000 salarios mínimos legales mensuales vigentes”.

Violaciones de las Medidas de Seguridad de los Datos Personales: Será

considerado incidente de seguridad aquella situación que implique la violación de

las medidas de seguridad adoptadas por FERNANDO DE NARVÁEZ para

proteger los datos personales entregados para su custodia, sea como

Responsable y/o Encargado, así como cualquier otra conducta que constituya un

tratamiento inadecuado de los datos personales en contravía de lo establecido en

el presente documento o de lo señalado en la ley. Todo incidente de seguridad

que comprometa los datos personales en poder de FERNANDO DE NARVÁEZ

deberá ser informado a la autoridad de control.

1.3. FINALIDAD

Los Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de FERNANDO DE

NARVÁEZ con las siguientes finalidades:

• Para el envío de información a sus trabajadores y familiares

• Para la prestación de los servicios de salud a los familiares de los

trabajadores de FERNANDO DE NARVÁEZ beneficiarios del servicio de

salud.

• Para el fortalecimiento de las relaciones con sus clientes, mediante el envío

de información relevante, la toma de pedidos y la atención de peticiones,

quejas y reclamos por parte del área de servicio al cliente, la evaluación de

calidad de su servicio al cliente y la invitación a eventos organizados o

patrocinados por FERNANDO DE NARVÁEZ, entre otros.

• Para consolidar un suministro oportuno y de calidad con sus Proveedores, a

través de la evaluación de sus obligaciones.

• Para la verificación de los saldos de sus acreedores.

• Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de

información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de

información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores.

• Para actividades de mercadeo, estadísticas, de investigación y demás

propósitos comerciales que no contravengan la legislación vigente en

Colombia.

• Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el

cumplimiento de mandatos judiciales o legales.

• Para eventualmente contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro

medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relaciones, tales

como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares

de éstos, accionistas, consumidores, clientes, proveedores, acreedores y

deudores, para las finalidades antes mencionadas.

1.4. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

FERNANDO DE NARVÁEZ aplicará los siguientes principios específicos que se

establecen a continuación, los cuales constituyen las reglas a seguir en la

recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos

personales:

Acceso y Circulación: Los datos personales que recolecte FERNANDO DE

NARVÁEZ serán usados por esta sociedad solo en el ámbito de la finalidad y

autorización concedida por el titular del dato personal, por tanto, no podrán ser

accedidos, transferidos, cedidos ni comunicados a terceros sin la respectiva

autorización del titular.

Los datos personales bajo custodia de FERNANDO DE NARVÁEZ no podrán

estar disponibles en internet o en cualquier otro medio de divulgación masiva,

salvo que el acceso sea técnicamente controlable y seguro, y para brindar un

conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a lo

dispuesto en la ley y en los principios que gobiernan la materia.

Confidencialidad: Atendiendo la anterior definición, se garantiza la

confidencialidad de los datos dependiendo de la naturaleza del mismo. Por lo

tanto, se guardará reserva de la información durante y después de terminadas las

actividades que justifican el tratamiento de los datos personales.

Finalidad: El tratamiento de datos personales debe obedecer a una finalidad

legítima, acorde con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada de manera

concreta, precisa y previa al titular para que éste exprese su consentimiento

informado.

Legalidad: El tratamiento de datos personales en Colombia es una actividad

reglada y por ende los procesos de negocios y destinatarios de esta norma deben

sujetarse a lo dispuesto en ella. Fines legítimos y sujetos a la ley 1581 de 2012.

Libertad: FERNANDO DE NARVÁEZ garantiza el derecho a la autodeterminación

informativa de los titulares que suministren datos de carácter personal.

Seguridad: FERNANDO DE NARVÁEZ, en calidad de responsable o encargado

del tratamiento de datos personales, según el caso, adoptará las medidas de

seguridad físicas, tecnológicas y/o administrativas que sean necesarias para

garantizar los atributos de integridad, autenticidad y confiabilidad de los datos

personales. FERNANDO DE NARVÁEZ, conforme a la clasificación de los datos

personales, implementará las medidas de seguridad de nivel alto, medio o bajo,

aplicables según el caso, con el fin de evitar la adulteración, pérdida, fuga,

consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Transparencia: FERNANDO DE NARVÁEZ garantiza a los titulares de datos

personales, el derecho de acceso y conocimiento de la información de carácter

personal que esté siendo tratada conforme a lo establecido en el Decreto

Reglamentario 1377 de 2013.

Veracidad o calidad: Información veraz, completa, exacta, actualizada,

comprobable y comprensible.

 

CAPÍTULO II. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

2.1. TRATAMIENTO

2.1.1. Datos Públicos

FERNANDO DE NARVÁEZ advierte que, trata sin previa autorización del Titular

los datos personales de naturaleza pública y los contenidos en los registros

públicos. Esta situación no implica que no se adopten las medidas necesarias que

garanticen el cumplimiento de los otros principios y obligaciones contempladas en

la ley 1581 de 2012 y demás normas que regulen la materia.

2.1.2. Datos Sensibles

FERNANDO DE NARVÁEZ restringirá el tratamiento de datos personales

sensibles a lo estrictamente indispensable y solicitará consentimiento previo y

expreso a los titulares, representantes legales, apoderados, causahabientes,

informando sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento.

FERNANDO DE NARVÁEZ utiliza y trata datos catalogados como sensibles,

cuando:

a) El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el titular de los datos

sensibles.

b) El tratamiento sea necesario para salvaguardad el interés vital del titular y

éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los

representantes legales deberán otorgar autorización.

c) El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el

reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

d) El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica o, dentro

del marco de procesos de mejoramiento; en este último, siempre y cuando

se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los

Titulares o el dato esté disociado, es decir, el dato sensible sea separado

de la identidad del Titular del dato o datos sensibles.

Adicional a lo anterior, FERNANDO DE NARVÁEZ cumple con las siguientes

obligaciones:

a) Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a

autorizar su tratamiento.

b) Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos

generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato

personal, cuáles datos objeto de tratamiento son de carácter sensible y la

finalidad del tratamiento, y obtener el consentimiento expreso.

c) No condicionar ninguna actividad a que el Titular suministre datos

personales sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual para

hacerlo)

2.1.3. Tratamiento de datos de menores

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está proscrito

excepto cuando se trate de datos de naturaleza pública, de conformidad con lo

establecido en el artículo 7 de la ley 1581 de 2012, cuando dicho tratamiento

cumpla con los siguientes parámetros y requisitos:

a) Que se responda y respete el interés superior de los niños, niñas y

adolescentes.

b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal o tutor del niño, niña o

adolescente otorgará la autorización.

Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos

personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de

los mismos. Para este fin deberán aplicarse los principios y obligaciones

establecidos en le Ley 1581 de 2012 y el presente documento.

La familia y la sociedad deben velar porque los responsables y encargados del

tratamiento de los datos personales de los menores de edad cumplan con las

obligaciones establecidas en la Ley 1581 de 2012.

2.2. CLASIFICACIÓN DE LAS BASES DE DATOS

FERNANDO DE NARVÁEZ ha clasificado sus Bases de Datos de la siguiente

manera:

2.2.1. Bases de datos de Empleados

Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las

personas naturales que se vinculan laboralmente con FERNANDO DE NARVÁEZ,

cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y

reglamentarias. En esta base de datos se incorpora tanto información privada,

pública, datos sensibles y datos de menores. El tratamiento de los datos para los

fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación laboral requerirá

autorización previa del titular o su representante legal, según sea el caso. En

ningún caso, FERNANDO DE NARVÁEZ dará tratamiento a los datos sensibles o

de menores sin autorización previa.

2.2.2. Bases de datos de Contratistas y Proveedores

Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las

personas naturales que mantienen un vínculo contractual y comercial, cuyo

tratamiento tiene como objeto cumplir con las disposiciones contractuales

estipuladas. Esta base de datos contiene datos personales públicos, privados y

sensibles, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de relaciones

contractuales. El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento

de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal, requiere

de autorización previa del Titular.

2.2.3. Bases de datos de Clientes

Son las bases de datos manuales o automatizadas que contienen datos de las

personas naturales que mantienen un vínculo contractual y comercial como

clientes con FERNANDO DE NARVÁEZ, cuyo tratamiento tiene como objeto

cumplir con las disposiciones contractuales estipuladas. Esta base de datos

contiene datos personales públicos y privados, los cuales tienen como finalidad el

desarrollo de las relaciones contractuales, el fortalecimiento de las relaciones con

sus clientes, la toma de pedidos y la atención de peticiones, quejas y reclamos por

parte del área de servicio al cliente, la evaluación de calidad de su servicio al

cliente y la invitación a eventos organizados o patrocinados por FERNANDO DE

NARVÁEZ.

 

CAPÍTULO III. DERECHOS DE LOS TITULARES

 

FERNANDO DE NARVÁEZ reconoce y garantiza a los Titulares de los datos

personales los siguientes derechos fundamentales:

a) Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a

FERNANDO DE NARVÁEZ, en su condición de responsable del

Tratamiento.

b) Solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada a FERNANDO

DE NARVÁEZ, salvo en los casos en los que la Ley exceptúa la

autorización.

c) Recibir información por parte de FERNANDO DE NARVÁEZ, previa

solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente

ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

e) Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos

personales, cuando en el tratamiento no se respeten los principios,

derechos y garantías constitucionales y legales.

f) Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que

hayan sido objeto de tratamiento.

 

CAPÍTULO IV. DEBERES DE FERNANDO DE NARVÁEZ EN RELACIÓN CON

EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

FERNANDO DE NARVÁEZ tiene presente que los Datos Personales son de

propiedad de las personas a las que se refieren y solamente ellas pueden decidir

sobre los mismos. Así mismo, FERNANDO DE NARVÁEZ hará uso de dichos

datos solamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente

facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección

de Datos Personales.

FERNANDO DE NARVÁEZ atenderá los deberes previstos para los Responsables

y Encargados del tratamiento, contenidos en los artículos 17 y 18 de la Ley 1581

de 2012, o las normas que la reglamenten o modifiquen, a saber:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del

derecho de habeas data.

b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas, copia de la respectiva

autorización otorgada.

c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los

derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para

impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o

fraudulento.

e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del

Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y

comprensible.

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del

Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le

haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la

información suministrada a éste se mantenga actualizada.

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al

Encargado del Tratamiento.

h) Suministrar al Encargado del tratamiento, según sea el caso, únicamente

datos cuyo tratamiento este previamente autorizado de conformidad con lo

previsto en el presente manual.

i) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las

condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en

el presente manual.

k) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se

encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la

reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

l) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten

violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la

administración de la información de los Titulares.

n) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia

de Industria y Comercio.

4.1. DEBER DE SECRETO Y CONFIDENCIALIDAD

FERNANDO DE NARVÁEZ garantiza y exige a toda persona que intervenga en

cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal privado, sensible o

de menores, el secreto profesional, respecto de los mismos y al deber de

guardarlos, obligaciones que subsistirán aún después de finalizar sus relaciones

contractuales con FERNANDO DE NARVÁEZ.

 

CAPÍTULO V. POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN.

5.1. GENERALIDADES SOBRE LA AUTORIZACIÓN

Cuando se trate de datos diferentes a los de naturaleza pública, definidos en el

numeral 2 del artículo 3 del Decreto 1377 de 2013, FERNANDO DE NARVÁEZ

solicitará previamente la autorización para el tratamiento de datos personales por

cualquier medio que permita ser utilizado como prueba. Según el caso, dicha

autorización puede ser parte de un documento más amplio como por ejemplo un

contrato, o de un documento específico (formato, formulario, otrosí, etc.).

En caso de tratarse de datos de carácter personal privados correspondientes a

personas naturales, la descripción de la finalidad del tratamiento de los datos se

informará mediante el mismo documento específico o adjunto. FERNANDO DE

NARVÁEZ informará al titular de los datos lo siguiente:

a) El tratamiento al que serán sometidos sus datos personales y la finalidad

específica del mismo.

b) Los derechos que le asisten como titular.

c) La página web, correo electrónico, dirección física y demás canales de

comunicación por los cuales podrá formular consultas y/o reclamos ante el

Responsable o Encargado del Tratamiento.

5.1.1. Medio y manifestaciones para otorgar la autorización

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de

datos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su

posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que

permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el

cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una

conducta del titular, los datos nunca hubieran sido capturados y almacenados en

la base de datos. La autorización será generada por FERNANDO DE NARVÁEZ y

será puesta a disposición del Titular con antelación y de manera previa al

tratamiento de sus datos personales.

5.1.2. Prueba de la autorización

FERNANDO DE NARVÁEZ utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente,

e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener los

registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo

autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de

los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos

físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de

terceros contratados para tal fin.

5.1.3. Casos en los que no se requiere autorización

la autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio

de sus funciones legales o por orden judicial.

b) Datos de naturaleza pública

c) Casos de urgencia médica o sanitaria

d) Tratamiento de información autorizados por la Ley para fines históricos,

estadísticos o científicos

e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas

5.2. DEL DERECHO DE LOS TITULARES

5.2.1. Del Derecho de Acceso

FERNANDO DE NARVÁEZ garantiza el derecho de acceso conforme a la Ley

1581 de 2012, solamente a los Titulares de datos personales privados que

correspondan a personas naturales, previa acreditación de la identidad del

Titular, legitimidad o personalidad de su representante, poniendo a disposición de

éste, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los

respectivos datos personales tratados, a través de cualquier medio de

comunicación, incluyendo los electrónicos que permitan el acceso del Titular.

Dicho acceso, se sujeta a los límites establecidos en el artículo 21 del Decreto

reglamentario 1377 de 2103.

5.2.2. Del Derecho de consulta

FERNANDO DE NARVÁEZ garantiza el derecho de consulta conforme a lo

dispuesto en la Ley 1581 de 2012 exclusivamente sobre los datos personales

privados, sensibles o de menores correspondientes a personas naturales,

suministrando a los Titulares de éstos datos personales la información contenida

en cada una de las bases de datos correspondientes y que estén bajo el control de

FERNANDO DE NARVÁEZ.

FERNANDO DE NARVÁEZ establecerá las medidas de autenticación que

permitan identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza

la consulta o petición.

Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales

contenidos en las bases de datos, FERNANDO DE NARVÁEZ garantiza:

a) Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere

pertinentes y seguros.

b) Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que se

encuentren en operación.

Independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes

de consulta, éstas serán tramitadas en un término máximo de diez (10) días

hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una

solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se

informará al interesado antes del vencimiento del plazo, las razones por las cuales

no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los

cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

5.2.3. Del Derecho a Reclamar

El Titular de datos personales privados que correspondan a una persona natural y

considere que la información contenida o almacenada en una base de datos,

puede ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el

presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la

normatividad sobre Protección de Datos Personales. En tal sentido, podrán

presentar reclamación ante el Responsable o Encargado del tratamiento.

FERNANDO DE NARVÁEZ cuenta con las medidas de autenticación necesarias

que permitan identificar de manera segura al titular de los datos personales que

realiza el reclamo. El reclamo lo podrá presentar el Titular, teniendo en cuenta la

información señaladas en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

Si el reclamo estuviese incompleto, el titular lo podrá completar dentro de los cinco

(5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo, para que subsane las fallas

o errores.

Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el

solicitante presente la información solicitadas, se entenderá que ha desistido del

reclamo.

En caso de recibir un reclamo que no sea competencia de FERNANDO DE

NARVÁEZ, se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2)

días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez FERNANDO DE NARVÁEZ haya recibido el reclamo completo, se incluirá

en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del

mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se

mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

5.2.4. Del Derecho a la rectificación y actualización de datos

FERNANDO DE NARVÁEZ se obliga a rectificar y actualizar a solicitud del Titular,

la información de carácter personal que corresponda a personas naturales, que

resulte incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos

antes señalados.

Al respecto, FERNANDO DE NARVÁEZ tendrá en cuenta lo siguiente:

a) En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el

Titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación

que avale su petición.

b) FERNANDO DE NARVÁEZ tiene plena libertad de habilitar mecanismos

que le faciliten el ejercicio de éste derecho, siempre y cuando beneficien al

Titular de los datos personales. En consecuencia, se podrán habilitar

medios electrónicos u otros que FERNANDO DE NARVÁEZ considere

pertinentes y seguros.

c) FERNANDO DE NARVÉZ podrá establecer formularios, formatos, sistemas

y otros métodos, los cuales se pondrán a disposición de los interesados en

la página web u oficinas de FERNANDO DE NARVÁEZ.

5.2.5. Derecho a la supresión de Datos

El Titular de los datos personales, tiene el derecho en todo momento, a solicitar a

FERNANDO DE NARVÁEZ, la supresión de sus datos personales. Para esto se

tendrán en cuenta los siguientes supuestos:

a) Que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios,

deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente sobre

Protección de Datos Personales.

b) Que hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la

cual fueron recabados.

c) Que se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los

fines para los cuales fueron recogidos.

Esta supresión implica la eliminación o borrado seguro, total o parcial, de la

información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros,

archivos, bases de datos o tratamientos realizados por FERNANDO DE

NARVÁEZ.

El derecho de supresión de datos no es un derecho absoluto, y FERNADO DE

NARVÁEZ como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o

limitar el ejercicio del mismo cuando:

a) el Titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en

la base de datos.

b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas

vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos

o la actualización de situaciones administrativas.

c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente

tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público,

o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

d) Los datos sean datos de naturaleza pública.

5.2.6. Del Derecho a Revocar la autorización

Todo Titular de datos personales que correspondan a personas naturales, puede

revocar en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de éstos, siempre

y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual. Para ellos, FERNANDO

DE NARVÁEZ ha establecido mecanismos sencillos y gratuitos que le permiten al

Titular revocar su consentimiento.

En los casos que sea posible la revocatoria de la autorización, se atenderá bajo

las siguientes modalidades:

a) Total: Sobre la totalidad de finalidades consentidas, eso es, que

FERNANDO DE NARVÁEZ debe dejar de tratar por completo los datos del

Titular de datos personales.

b) Parcial: Sobre ciertas finalidades consentidas. En este caso FERNANDO

DE NARVÁEZ deberá suspender parcialmente el tratamiento de los datos

del Titular. Se mantienen entonces otros fines del tratamiento que el

Responsable, de conformidad con la autorización otorgada, puede llevar a

cabo.

El derecho de revocatoria no es un derecho absoluto y FERNANDO DE NARVÁEZ

como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el

ejercicio del mismo cuando:

a) El Titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en

la base de datos.

b) La revocatoria de la autorización del tratamiento obstaculice actuaciones

judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la

investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones

administrativas.

c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente

tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público,

o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

d) Los datos sean datos de naturaleza pública.

5.2.7. Datos personales relacionados con la Gestión del Recurso Humano

Junto con los contratos laborales, FERNANDO DE NARVÁEZ suministrará un

documento anexo con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento

de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la

autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos

personales del Titular. También ha incluido la autorización para que algunos de los

datos personales, en caso dado, puedan ser entregados o cedidos a terceros con

los cuales FERNANDO DE NARVÁEZ tenga contratos de prestación de servicios,

para la realización de tareas tercerizadas. En éste documento, se hace mención

del presente Manual y de su ubicación dentro de la empresa, para su debida

consulta.

5.2.7.1. Tratamiento de datos antes de la relación contractual: FERNANDO

DE NARVÁEZ informará, de manera anticipada, a las personas interesadas en

participar en un proceso de selección, las reglas aplicables al tratamiento de los

datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que

se obtengan durante el proceso de selección.

FERNANDO DE NARVÁEZ, una vez agote el proceso de selección, informará el

resultado negativo y entregará a las personas no seleccionadas los datos

personales suministrados, salvo que los Titulares de los datos por escrito

autoricen la destrucción de los mismos, cuando el Titular del dato no sea

seleccionado. La información obtenida por FERNANDO DE NARVÁEZ respecto

de quienes no fueron seleccionados, resultados de las pruebas sicotécnicas y

entrevistas, serán eliminados de sus sistemas de información, dando así

cumplimiento al principio de finalidad.

Cuando FERNANDO DE NARVÁEZ contrate procesos de selección de personal

con terceros regulará en los contratos el tratamiento que se deberá dar a los datos

personales entregados por los interesados, así como la destinación de la

información personal obtenida del respectivo proceso.

Los datos personales e información obtenida del proceso de selección respecto

del personal seleccionado para laborar en FERNANDO DE NARVÁEZ, serán

almacenados en la carpeta personal, aplicando a esta información niveles y

medidas de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que tal información

contenga datos de carácter sensible.

La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las

vacantes de FERNANDO DE NARVÁEZ y la información personal obtenida del

proceso de selección, se limita a la participación en el mismo, por lo tanto, su uso

para fines diferentes está prohibido.

5.2.7.2. Tratamiento de datos durante la relación contractual: FERNANDO DE

NARVÁEZ almacenará los datos personales e información personal obtenida del

proceso de selección de los empleados en una carpeta identificada con el nombre

de cada uno de ellos. Esta carpeta física o digital solo será accedida y tratada por

el Área de Recursos Humanos y con la finalidad de administrar la relación

contractual entre FERNANDO DE NARVÁEZ y el empleado.

El uso de la información de los empleados para fines diferentes a la administración

de la relación contractual está prohibido. El uso diferente de los datos e

información personal de los empleados solo procederá por orden de autoridad

competente, siempre que en ella radique tal facultad.

5.2.7.3. Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual:

Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, FERNANDO DE

NARVÁEZ procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de

selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un

archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridad alta,

en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener datos

sensibles.

5.2.8. Datos Personales de Accionistas

Los datos e información de las personas naturales que llegaren a tener la

condición de accionistas de FERNANDO DE NARVÁEZ, se considerará

información reservada, pues la misma está registrada en los libros de comercio y

tiene el carácter de reservada por disposición legal.

En consecuencia, el acceso a tal información personal se realizará conforme a las

normas contenidas en el Código de Comercio. FERNANDO DE NARVÁEZ solo

usará los datos personales de los accionistas para las finalidades derivadas de la

relación estatutaria existente.

5.2.9. Datos Personales de Proveedores

FERNANDO DE NARVÁEZ solo recabará de sus proveedores, cuando éstos sean

personas naturales, los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos

para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya

lugar.

Los datos personales de los proveedores recolectados por FERNANDO DE

NARVÁEZ, tendrá como única finalidad verificar la idoneidad y competencia de los

proveedores; por tanto, una vez verificado éste requisito, FERNANDO DE

NARVÁEZ podrá destruir tal información, salvo cuando fuere necesario preservar

estos datos.

5.2.10. Datos personales de Clientes

FERNANDO DE NARVÁEZ solo recabará de sus Clientes, cuando éstos sean

personas naturales, los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos

para la finalidad del desarrollo de las relaciones contractuales, el fortalecimiento

de las relaciones con sus clientes, la toma de pedidos y la atención de peticiones,

quejas y reclamos por parte del área de servicio al cliente, la evaluación de calidad

de su servicio al cliente y la invitación a eventos organizados o patrocinados por

FERNANDO DE NARVÁEZ.

5.2.11. Transferencia internacional de datos

Esta prohibida la transferencia de datos personales a países que no proporcionen

niveles adecuados de protección de datos. Se entienden países seguros aquellos

que cumplan con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y

Comercio.

De manera excepcional se podrán realizar transferencias internacionales de datos

cuando:

a) el Titular del dato haya otorgado su autorización previa, expresa e

inequívoca para realizar la transferencia.

b) La transferencia sea necesaria para la ejecución de un contrato entre el

Titular e FERNANDO DE NARVÁEZ como responsable y/o encargado del

tratamiento.

c) Se trate de transferencias bancarias y bursátiles acorde con la legislación

aplicable a dichas transacciones.

d) Se trate de transferencia de datos en el marco de tratados internacionales

que hagan parte del ordenamiento jurídico colombiano.

e) Transferencias legalmente exigidas para salvaguardar el interés público.

Al momento de presentarse una transferencia internacional de datos personales,

previo envío o recepción de los mismos, FERNANDO DE NARVÁEZ suscribirá los

acuerdos que regulen en detalle las obligaciones, cargas y deberes que surgen

para las partes intervinientes.

CAPÍTULO VI. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN

EJERCER SUS DERECHOS A CONOCER, RECLAMAR (ACTUALIZAR,

RECTIFICAR, SUPRIMIR) Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN

 

6.1. GENERALIDADES

 

a) Cualquier consulta o reclamo frente a derechos inherentes de los Titulares

sobre datos de carácter personal se debe realizar mediante un escrito

dirigido a elshowdeloszumbis@gmail.com , adjuntando fotocopia del

documento de identidad del Titular interesado o cualquier otro documento

equivalente que acredite su identidad y titularidad conforme a Derecho,

también podrá formular el reclamo de forma verbal o por cualquier otro

medio siempre y cuando acredite su titularidad y exponga los hechos en los

que fundamenta en reclamo o la consulta.

b) Los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación

de la autorización de datos personales son personalísimos y podrán ser

ejercidos únicamente por el Titular. No obstante, el Titular podrá actuar a

través de representante legal o apoderado cuando aquel se encuentre en

situación de incapacidad o minoría de edad. Hechos que le imposibilitan el

ejercicio personal de los mismos, en cuyo caso será necesario que el

representante legal o apoderado acredite tal condición.

c) No se exigirá ningún valor o tasa alguna por el ejercicio de los derechos de

acceso, actualización, rectificación, supresión o revocación de la

autorización.

d) Una vez cumplidos y agotados los términos señalados por la Ley 1581 de

2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al

que se le niegue total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de

acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación, por parte de

FERNANDO DE NARVÁEZ, podrá poner en conocimiento ante la Autoridad

Nacional de Protección de Datos Personales (Superintendencia de Industria

y Comercio – Delegatura de Datos Personales) la negación o inconformidad

frente al derecho ejercido.

6.2. PROCEDIMIENTOS

6.2.1. Consultas

Requisitos para la atención de Consultas

a) Se debe enviar una comunicación sea física o electrónica, esta debe

contener como mínimo fecha de solicitud, fotocopia del documento de

identificación, dirección de contacto (física o electrónica) y teléfono para

efectos de notificación; para el representante del titular, documento

autenticado que acredite la representación, si es el caso.

b) Para ejercer este derecho por medio electrónico, el Titular, su

causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá formular la consulta

por medio del correo electrónico elshowdeloszumbis@gmail.com destinado

por FERNANDO DE NARVÁEZ, adjuntando la información anteriormente

relacionada.

c) Para ejercer este derecho por medio físico, su causahabiente, tercero

autorizado o apoderado podrá radicar la consulta en la Carrera 17 A

No.127-14, adjuntando la información anteriormente relacionada.

d) La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar

un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud.

Cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho;

FERNANDO DE NARVÁEZ atenderá la solicitud siempre y cuando se

cumplan con los siguientes requisitos:

TIPO DE SOLICITUD REQUISITOS

TITULAR

1 Fotocopia del documento de

identificación

2 Descripción de los hechos

que dan lugar a la consulta

TERCERO/REPRESENTANTE/

APODERADO

1 Carta de autorización o

documento auténtico que

acredite la representación

2 Descripción de los hechos

que dan lugar a la consulta.

3 Fotocopia del documento de

identificación del Titular y de

la persona autorizada

Términos para la atención de consultas

El término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a

partir del día siguiente de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender

el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la

demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá

superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6.2.3. Revocar autorización

Todo Titular de datos personales puede revocar, en cualquier momento, el

consentimiento al tratamiento de éstos siempre y cuando no lo impida una

disposición legal o contractual. Para ello, FERNANDO DE NARVÁEZ deberá

establecer mecanismos sencillos y gratuitos que le permitan al Titular revocar su

consentimiento, al menos por el mismo medio por el que se lo otorgó.

Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación

del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las

finalidades consentidas, esto es, que FERNANDO DE NARVÁEZ deba dejar de

tratar por completo los datos del Titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de

tratamiento determinados. Con la segunda modalidad, se mantiene a salvo otros

fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la autorización

otorgada puede llevar a cabo y con los que el Titular está de acuerdo.

Requisitos para la atención de revocatoria de autorizaciones

a) Se debe enviar una comunicación sea física o electrónica, esta debe

contener como mínimo fecha de solicitud, fotocopia del documento de

identificación, dirección de contacto (física o electrónica) y teléfono para

efectos de notificación; para el representante del titular, documento

autenticado que acredite la representación, si es el caso.

b) Para ejercer este derecho por medio electrónico, el Titular, su

causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá formular la consulta

por medio del correo electrónico elshowdeloszumbis@gmail.com destinado

por FERNANDO DE NARVÁEZ, adjuntando la información anteriormente

relacionada.

c) Para ejercer este derecho por medio físico, su causahabiente, tercero

autorizado o apoderado podrá radicar la consulta en Bogotá D.C., en la

dirección Carrera 17 A No.127-14, adjuntando la información anteriormente

relacionada.

d) La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar

un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud.

Cualquiera que sea el medio utilizado para ejercer este derecho;

FERNANDO DE NARVÁEZ atenderá la solicitud siempre y cuando se

cumplan con los siguientes requisitos:

e)

TIPO DE SOLICITUD REQUISITOS

TITULAR

1 Fotocopia del documento de identificación

2 Descripción de los hechos que dieron lugar a la solicitud.

TERCERO/REPRESENTANTE/ APODERADO

1 Carta de autorización o documento auténtico que acredite la representación

2 Descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud.

3 Fotocopia del documento de identificación del Titular y de la persona autorizada

Términos para la atención de Revocatorias

El término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles contados a

partir del día siguiente de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender

el reclamo dentro del dicho término, se informará al interesado los motivos de la

demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá

superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

CAPÍTULO VII. FUNCIÓN DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES AL

INTERIOR DE

 

7.1. RESPONSABLES

FERNANDO DE NARVÁEZ, como organización, y en los términos establecidos en

la normatividad vigente, actuara como RESPONSABLE del tratamiento de Datos

Personales; y las distintas dependencias actuarán como ENCARGADOS del

tratamiento de Datos Personales.

7.2. ENCARGADOS

FERNANDO DE NARVÁEZ designa como responsables del tratamiento a las

siguientes personas, como las personas que recibirán, procesarán y canalizarán

las distintas solicitudes que se reciban, y las hará llegar a la respectiva

dependencia encargada del tratamiento, dependencias que una vez reciban estas

comunicaciones, entrarán a cumplir con la función de protección de datos

personales, y deberán dar el trámite a las solicitudes de los Titulares en los

términos, plazos y condiciones establecidos, para el ejercicio de los derechos de

acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se

refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

BASE DE DATOS ENCARGADOS

ACCIONISTAS Fernando de Narváez

EMPLEADOS Fernando de Narváez

CONTRATISTAS Y PROVEEDORES Fernando de Narváez

CLIENTES Fernando de Narváez

 

CAPÍTULO VIII. LEGISLACIÓN APLICABLE, CONTACTO Y VIGENCIA

 

8.1. MARCO LEGAL

El presente Manual de Políticas y Procedimientos de protección de datos

personales ha sido elaborado en concordancia con las siguientes normas:

• Constitución Política de Colombia, artículos 15 y 20

• Ley 1266 de 2008

• Ley 1273 de 2009

• Ley 1581 de 2012

• Decreto Reglamentario 1377 de 2013

8.2. INFORMACIÓN DE CONTACTO

Si tiene alguna pregunta sobre ésta política, envíe su consulta a través de los

siguientes canales:

Correo electrónico: elshowdeloszumbis@gmail.com

Teléfono: 6153219

8.3. VIGENCIA

El presente Manual rige a partir del 25 DE OCTUBRE de 2016.

 

 

 

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